提出如下问题:
我公司营销服务人员去国外做售后服务，请问在国外的费用如何报销？
尊敬的会员：
您提出的问题专家解答如下:您好，
公司营销服务人员赴境外提供售后服务的费用报销，核心遵循业务真实、凭证合规、流程闭环、税会适配原则，境外费用无需国内制式发票，凭当地合法凭证即可报销并税前扣除，且因服务完全发生在境外，无增值税代扣代缴义务，以下是可直接落地的报销全流程、凭证规范、税会处理及实操要点，适配企业日常财务实操：
一、报销前置：境外出差审批（规避无实质业务风险）
员工出差前必须完成书面审批备案，避免后续报销无依据，表单需包含核心要素：
1、填写《境外出差申请表》，注明售后项目名称、境外目的地、起止日期、同行人员、费用预算（分交通 / 住宿 / 餐饮等）；
2、经部门负责人、分管领导审批，大额 / 跨洲出差需财务负责人 + 总经理终审；
3、财务部门留存审批表，登记预算台账，作为后续报销审核的核心依据。
二、核心合规点：境外报销凭证要求
根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局 2018 年第 28 号公告），境外费用无需国内增值税发票，只需取得当地合法有效凭证，且保证凭证要素完整、业务轨迹可追溯，不同费用类型的凭证要求如下：
国际交通（机票 / 船 / 高铁电子行程单、登机牌、航空公司发票、出差审批表、售后项目合同、银行 / 信用卡支付回单
境外住宿，酒店开具的正式发票 / 收据（含酒店名称、入住离店日期、金额、消费明细） 入住确认单、付款记录（POS 单 / 转账回单）
境外市内交通 出租车票、地铁票、公交票；无制式票据的需收款方签字 / 盖章的收据 行程记录（起止地点、出行事由，如 “赴 XX 客户处做设备调试”）
餐饮费用当地餐饮小票、收据；公司有日限额补贴标准的，可按标准发放补贴（补贴无需发票）出差日志（标注用餐日期、地点，若有客户陪同需注明）
其他直接费用（签证 / 通讯 / 售后耗材） 签证费官方收费凭证、境外电话卡充值小票、耗材购物小票 / 发票 售后项目服务报告、耗材领用记录
凭证补充要求
1、外文凭证：需附中文翻译件，由报销人签字确认 “翻译内容真实准确”，无需公证；
2、汇率换算：外币费用统一按费用发生当日或报销当月 1 日的人民币汇率中间价换算为人民币，财务需留存《汇率换算计算表》（标注外币金额、汇率、换算后人民币金额）；
3、小额零星支出：境外单次等值 500 元人民币以下的零星支出，无正式票据的，凭报销人签字的真实支出说明即可报销（需配套付款记录）。
三、标准报销流程（5 步闭环，适配企业内部审批）
员工出差结束后15-30 个工作日内完成报销，超期需书面说明原因，流程如下：
1、费用归集粘贴：按 “交通 / 住宿 / 餐饮 / 其他” 分类粘贴凭证，填写《境外费用报销单》（标注外币 / 人民币金额、汇率、售后项目名称、各费用明细）；
2、部门审核：部门负责人核查业务真实性、费用合理性（是否超公司差旅标准、是否与售后项目直接相关），签字确认；
3、财务审核：核心审核凭证完整性、汇率准确性、是否超预算、附件是否齐全，对不合规凭证要求员工补充 / 更正；
4、 终审签字：按公司授权，大额费用（如单人次超 5 万元）需总经理 / 董事长终审，小额费用由财务负责人终审；
5、付款入账：审核通过后，财务通过银行转账支付至员工个人账户（禁止现金支付），同时完成会计入账，留存全套报销资料归档。
四、税会处理（无额外税负，直接计入经营费用）
（一）会计处理（核心计入 “销售费用”，与售后业务匹配）
境外售后服务费用属于与销售相关的直接费用，一般纳税人无增值税进项抵扣（服务完全发生在境外，无国内增值税扣税凭证），按实际换算后人民币金额入账，通用分录：
借：销售费用—售后服务费（或细分：销售费用—境外差旅费/售后耗材费）
贷：银行存款（人民币）
特殊情形：若公司统一支付境外费用（如提前代订机票 / 酒店），先挂预付，报销时冲销：
1、公司代付时：
借：预付账款—境外服务商（如XX航空公司/XX酒店）
贷：银行存款
2、员工报销冲销时：
借：销售费用—售后服务费
贷：预付账款—境外服务商
（二）税务处理（无代扣代缴，凭凭证直接税前扣除）
1、企业所得税：与境外售后服务直接相关的合理费用，凭合规境外凭证 + 辅助资料，可在企业所得税税前全额扣除，无需税务机关备案；
2、增值税：因售后服务完全发生在境外，根据《财税〔2016〕36 号》文，不属于境内增值税应税行为，无需代扣代缴增值税，相关费用也无进项税额可抵扣；
3、个人所得税：员工境外差旅补贴（如伙食补贴、通讯补贴），若公司有明确的差旅补贴制度且标准合理，免征个人所得税；无制度或超标准的部分，并入员工当月工资薪金计税。
五、实操风险防范与特殊事项处理
（一）核心风险点规避
1、禁止报销私人消费：财务需核查费用轨迹，如境外奢侈品消费、非售后目的地的交通 / 住宿，一律不予报销；
2、凭证归档要求：全套报销资料（审批表、报销单、境外凭证、翻译件、汇率表、售后报告）需保存不少于 10 年，以备税务稽查；
3、超标准费用处理：员工报销超公司差旅标准的费用，需提供书面超支说明，经总经理特批后方可报销，无特批的仅按标准报销。
（二）对外支付备案（仅公司统一付汇时需操作）
若公司直接向境外单位支付费用（如代订酒店、租车，单笔等值5 万美元以上），需按《国家税务总局 国家外汇管理局 2013 年第 40 号公告》，在电子税务局办理 **《服务贸易等项目对外支付税务备案表》**，凭备案表到银行办理付汇，单笔 5 万美元以下无需备案。
六、企业可制定的配套制度（优化报销效率）
为规范境外报销，建议单独制定《境外售后服务差旅报销管理细则》，明确核心标准：
1、各职级员工的境外住宿 / 交通 / 餐饮日限额（如普通员工境外住宿每日不超过 1000 元人民币）；
2、汇率换算的统一标准（如固定按报销当月 1 日中间价）；
3、补贴发放规则（如无餐饮票据时，按每日 200 元发放伙食补贴）；
4、超期报销、超标准报销的审批流程。
京公网安备 11010802021794号
